Studiu de caz · Software la comandă și automatizarea fluxurilor
De la un inbox plin la o listă de participanți gata făcută, în fiecare dimineață.
O firmă de coaching și educație din SUA își invită lead-urile noi la o sesiune online live, în grup, în fiecare zi lucrătoare. Până de curând, o singură persoană făcea totul de mână, în fiecare dimineață. Am construit un portal în care automatizarea face munca repetitivă, iar echipa ia deciziile.
- lead-uri noi în fiecare zi lucrătoare, gestionate de o singură persoană
- 10–50lead-uri noi în fiecare zi lucrătoare, gestionate de o singură persoană
- pentru rutina de dimineață într-o zi aglomerată
- 2 h → 15 minpentru rutina de dimineață într-o zi aglomerată
- invitații pentru fiecare lead, nu doar pentru câțiva
- Email + SMSinvitații pentru fiecare lead, nu doar pentru câțiva
- Client
- Firmă de coaching și educație cu sesiuni online live zilnice
- Regiune
- Statele Unite
- Rolul nostru
- Software la comandă și automatizarea fluxurilor, alături de un partener de implementare din SUA
- Conectat la
- Căsuța de email a firmei, fluxuri n8n, Zoom, o platformă de SMS și livrarea emailurilor
Provocarea
O persoană, un inbox, în fiecare dimineață
Clientul umple în fiecare zi lucrătoare o sesiune online live cu oameni care tocmai au cerut informații prin site și prin campaniile de publicitate. Zilnic sosesc între 10 și 50 de lead-uri noi, ca emailuri de notificare din surse diferite.
În fiecare dimineață, o persoană parcurgea inboxul, copia datele fiecărui lead, crea întâlnirea și trimitea linkul fiecărui participant, pe rând. Dacă cineva mai fusese invitat sau participase deja depindea de cât de bine își amintea acea persoană. SMS-urile se puteau trimite doar manual, așa că majoritatea lead-urilor nu primeau niciunul.
Într-o zi aglomerată asta dura până la două ore, iar nimeni nu putea spune ce campanii aduceau oamenii care chiar participau.
Soluția
Automatizarea face rutina, oamenii iau deciziile
Lead-urile vin singure
Lead-urile noi sunt preluate din căsuța de email a firmei și din fluxurile automatizate ale clientului, transformate în înregistrări curate și verificate pentru duplicate. Nimeni nu mai copiază date dintr-un email.
Regulile decid cazurile clare
Lead-urile care revin sunt recunoscute automat. Cazurile clare sunt aprobate sau puse deoparte de reguli pe care le controlează echipa, iar restul așteaptă decizia unui om.
Verificarea de dimineață, pe un singur ecran
Înaintea fiecărei sesiuni, un singur ecran arată cine e alocat, cine e aprobat și așteaptă, cine a fost pus deoparte și cine mai are nevoie de o decizie. Un email cu rezumatul sosește în fiecare dimineață la o oră stabilită.
Sesiuni zilnice, completate automat
Lead-urile aprobate sunt alocate următoarei sesiuni, iar linkul întâlnirii este creat și atașat de fluxul automatizat. Participarea se înregistrează pentru fiecare lead după sesiune.
Invitații prin email și SMS
Fiecare participant primește linkul pe email și prin SMS, din șabloane pe care echipa le poate edita. Fiecare mesaj e urmărit ca trimis sau eșuat, ca nimeni să nu fie uitat.
În sfârșit, cifrele campaniilor
Lead-uri, aprobări și participare pe fiecare campanie, în timp, ca echipa să vadă ce campanii aduc oameni care chiar vin, nu doar oameni care se înscriu.
În uz
Verificarea de dimineață, telefonul lead-ului și campaniile
Ilustrații cu date inventate. Ecranele reale ale clientului rămân confidențiale.
| Lead | Primit | Campanie | Istoric | Stare |
|---|---|---|---|---|
| Jordan P. | 06:42 | Webinar de primăvară | Nou | Alocat |
| Alicia R. | 06:57 | Reclame în căutare | Nou | Alocat |
| Marcus T. | 07:10 | Listă de la partener | Văzut înainte | De verificat |
| Dana K. | 07:18 | Reclame social media | A participat deja | Pus deoparte |
| Lena W. | 07:31 | Reclame în căutare | Nou | În așteptare |
Mesaje
Azi
08:05
09:45
| Campanie | Lead-uri | Aprobate | Au participat | Rată de participare |
|---|---|---|---|---|
| Webinar de primăvară | 212 | 168 | 71 | 33% |
| Reclame în căutare | 184 | 139 | 52 | 28% |
| Listă de la partener | 61 | 44 | 23 | 38% |
| Reclame social media | 143 | 97 | 24 | 17% |
Integrări
Ce circulă și unde
- Mailbox
Emailuri de notificare pentru lead-uri
Citite din căsuța de email a firmei și transformate în lead-uri, indiferent de formularul sau sursa care le-a trimis.
- APIn8n
Lead-uri din fluxuri automatizate
Primite printr-un API autentificat, care ignoră în siguranță livrările repetate ale aceluiași lead.
- Zoom
Sesiuni și participare
Linkul întâlnirii este atașat fiecărei sesiuni, iar participarea se întoarce pentru fiecare lead după ce sesiunea se încheie.
- EmailSMS
Invitații și reamintiri
Trimise din șabloane editabile prin fluxurile clientului, cu starea fiecărui mesaj păstrată în portal.
- SMS platform
Contacte
Contactele noi ajung în platforma de SMS a clientului, ca discuțiile să continue acolo unde lucrează deja echipa.
Oamenii decid
Echipa decide, portalul face restul
Niciun mesaj nu ajunge la un lead până când cineva din echipă nu trimite invitațiile. Regulile tratează doar cazurile definite de echipă, iar fiecare decizie automată este înregistrată cu motivul ei, ca să poată fi verificată oricând.
Fiecare email primit, apel API și mesaj trimis este înregistrat, așa că atunci când ceva nu merge, cauza se găsește în câteva minute, nu se ghicește.
Asta face ZendoAI pentru afaceriTimp câștigat
Aproximativ o oră câștigată, în fiecare zi lucrătoare
Înainte, fiecare lead însemna câteva minute de copiat, verificat și trimis, pe lângă pregătirea întâlnirii zilei. Într-o dimineață aglomerată se adunau două ore, iar SMS-urile erau primele care rămâneau netrimise.
Acum, persoana responsabilă verifică doar ce n-au putut decide regulile și trimite invitațiile. Durează între cinci și douăzeci de minute, oricâte lead-uri ar fi venit.
| Lead-uri în acea dimineață | Înainte | Acum | Câștigat |
|---|---|---|---|
| 10 | ~30 min | ~5 min | ~25 min |
| 30 | ~1¼ h | 10–15 min | ~1 h |
| 50 | ~2 h | 15–20 min | ~1¾ h |
Rezultatul
O rutină de dimineață care merge singură
- Rutina de dimineață a scăzut de la până la două ore la aproximativ cincisprezece minute.
- Datele lead-urilor nu mai sunt copiate de mână; fiecare lead sosește ca înregistrare curată.
- Lead-urile care revin sunt recunoscute de fiecare dată, nu doar când își amintește cineva.
- Fiecare participant primește linkul întâlnirii pe email și prin SMS.
- Procesul zilnic nu mai depinde de o singură persoană aflată la birou.
- Pentru prima dată, echipa vede ce campanii aduc oameni care participă.
Încă îți copiezi lead-urile din inbox?
Spune-ne cum ajunge azi un lead nou la tine. Îți arătăm ce pași pot merge singuri.